Uso apropiado = uso planificado

Profundicemos un poco más en lo que significa hacer un uso apropiado de la tecnología. Como ya hemos comentado, hacer un uso apropiado de la tecnología tiene que ver con:

• Planificar lo que vamos a hacer
• Contar con un coordinador capaz de llevar el proyecto a buen puerto
• Estar seguros de que nuestro proyecto esté alineado con la estrategia de nuestra entidad
• Y que además respeta las formas de hacer y de pensar de la organización

Empecemos por el primero de ellos: la planificación.

Cualquier proyecto conlleva algo de planificación, incluso el más sencillo. Uno no puede levantarse el jueves por la mañana y decidir que va a implantar un sistema informático increiblemente novedoso en su organización y un par de horas después comprar la aplicación e instalarla en todos los ordenadores de la oficina.

Parece de perogrullo y sin embargo en mi empresa habitualmente nos ocurre que las entidades con las que trabajamos ni si quiera se han parado a hacer una planificación básica. Incluso si se trata del sistema más básico es necesario pensar de antemano algunas cosas. Veámoslo con un ejemplo muy sencillo.

La asociación Ejemplo se ha dado cuenta de que sería muy útil que todos sus trabajadores tuvieran en sus ordenadores un servicio de mensajería instantánea que les permitiría de una forma sencilla enviarse pequeñas notas y enlaces a otras webs. Como además tienen una sede en la otra punta de la ciudad, han pensado que lo mejor sería montar un sistema que tuviera llamadas de teléfono integradas y que permitiera a varias personas hablar a la vez por teléfono. Para poder organizarse tiene que haber alguien (uno o varios) que lleve a cabo las siguientes tareas:

• Que evalúe los sistemas de mensajería instantánea que están disponibles (Skype, Gtalk, Messenger) y elija uno
• Que envíe un correo a todo el mundo con instrucciones para instalárselo en su equipo
• Que se preocupe de recopilar los nombres de usuario de todos los trabajadores y los distribuya entre todos los demás, para que todos estén conectados con todos
• Que enseñe a usar la herramienta a los que sean menos habilidosos, o al menos, que enseñe a alguien de cada una de las sedes para que ese alguien enseñe a los demás

Es decir, alguien tiene que tomar algunas decisiones y planificar cómo se va a llevar a cabo el proceso. No es que no se pueda implantar un proyecto de mensajería de forma automática en una organización si no se dan estos pasos, pero ¿qué posibilidades hay de que todos los trabajadores tengan el mismo programa y a todos sus compañeros en la lista en menos de un mes, sin no hay nadie que se preocupe de implantarlo?

En un proyecto de mayores dimensiones, los factores se multiplican. Una correcta planificación debería al menos tomar en cuenta todas las fases del proyecto; establecer un presupuesto para cada fase y fijar un calendario.

Todas las fases del proyecto

Un documento de algún tipo que tenga en cuenta las siguientes fases:

• Análisis del problema. Este es el momento en que nos dedicaremos a comprender en profundidad el problema que vamos a tratar de solucionar y a las personas que lo tienen; conocer las soluciones que otras organizaciones han dado ante situaciones similares; conocer la tecnologías que vamos a necesitar emplear…
• Producción de la solución tecnológica. En el caso de una página web, hay que decidir cuánto estamos dispuestos a gastar en la agencia que nos hará la página web por ejemplo pero también, quién prepará los contenidos que harán falta para realizar la web
• Lanzamiento y promoción. En el momento en el que el proyecto esté terminado hay que pensar cómo vamos a darlo a conocer. Por ejemplo, ¿haremos una campaña de promoción? ¿mandaremos notas de prensa a medios que puedan interesandos? Incluso si es un proyecto interno tendremos que pensar en cómo vamos a estimular su uso entre nuestros usuarios. Para que el proyecto tenga una razón de ser, debe tener difusión y esto incluye un coste que no está de más calcular.
• Mantenimiento. Una vez todo está en marcha, alguien tiene que asumir la responsabilidad del mantenimiento diario: introducir nuevos contenidos, estar pendiente de pequeños errores, enseñar a los nuevos empleados a usar la web cuando se incorporan a la entidad…
• Evaluación De vez en cuando hay que sentarse a evaluar el trabajo hecho. ¿Hemos sabido llegar al público al que estábamos apuntado? ¿Hemos sabido dimensionar nuestro proyecto al tamaño de nuestra entidad? En algún momento tenemos que pensar sobre esto y avanceremos si desde el principio sabemos cuándo será ese momento ya que así podremos diseñar los mecanismos de control que tenemos que poner en marcha para saber si estamos cumpliendo con nuestro objetivo.

Presupuesto

Un presupuesto para cada una de estas fases. Y cuando digo presupuesto, me refiero a su acepción más amplia. Es decir, no sólo tenemos que calcular la financiación necesaria en material y proveedores; sino también qué personas dentro de la entidad nos harán falta para llevar a cabo las cosas que implica esta fase?.

Un ejemplo de presupuesto para la fase de Análisis podría ser este:

Aunque no sea exacto, este ejercicio dará una primera idea de la dimensión del proyecto al que nos estamos enfrentando y nos permitirá desenmascar parte de los costes ocultos. Muy posiblemente nunca vamos a desenmascarar todos los “costes ocultos” de un proyecto (algo así como la pesadilla de todo gestor), pero al menos tendremos una idea de la dimensión global de lo que nos estamos proponiendo.

Un factor que nos ayudará a reducir la aparición de los temidos costes ocultos es la participación de un experto en esta primera fase de planificación. Alguien que ya haya puesto en marcha un proyecto de similares características nos ayudará a orientar bien el proyecto, por ejemplo evitando que lo sobredimensionemos. Este experto funcionará mejor si:

• Conoce nuestra organización y sus complejidades
• Tiene conocimientos sobre la tecnología que vamos a implementar, pero sobre todo tiene conocimientos de gestión de proyectos tecnológicos
• Es independiente. Es decir, no pertenece (laboralmente hablando) ni a la organización ni al proveedor que finalmente realizará el proyecto

Es un buen escenario para conseguir la ayuda de un voluntario que haga de consejero, pero si no tenemos un buen candidato quizá nos compense contratar a un profesional. Es cierto que un consejero cuesta dinero, algo de lo que quizá no andemos sobrados, pero merece la pena considerarlo antes de incurrir en un coste mayor.

Un calendario

No solo es interesante contar con un presupuesto que nos permita aterrizar el presupuesto en cuanto a costes financieros, también necesitamos saber cuándo vamos a hacer qué cosas. Un proyecto sin fechas de entrega es un agujero negro por el que se escapa la energía de la entidad. Visibilizar el avance de un proyecto mediante entregas ayuda a que todo el equipo vea el avance del proyecto y se mantenga motivado para seguir trabajando.

Qué significa hacer un uso apropiado de la tecnología

¿Tiene éxito la web de nuestra organización? ¿Y por qué? Esas son las dos preguntas que están en el corazón de este blogexperimento. Hasta ahora he llegado a dos conclusiones:

La primera es que definir qué es el éxito es una tarea por sí misma, ya que el éxito, como el fracaso o la hermosura, son conceptos subjetivos que tienen que ver principalmente con la persona que los piensa y el objetivo que persigue. Es decir, que una empresa facture 10.000 millones de euros ¿es un éxito o un fracaso? Pues hombre depende de sus gastos. Si ha gastado 10.001millones estará en pérdidas y esa facturación puede ser un fracaso..

La segunda conclusión es que sea cual sea la medida del éxito, hay caminos que casi seguro nos llevarán al fracaso. Por ejemplo:

• hacer las cosas sin pensar antes por qué las hago: compro judias porque todo el mundo compra judías (tenemos una web porque todo el mundo tiene una web)
• hacer un uso compulsivo del las cosas: me ha dado por el verde y toda mi ropa es verde (tener mi web en inglés es muy importante y quiero tenerla traducida mañana)
• o desordenado: en mi casa cada uno hace la compra por separado. A veces nos quedamos sin leche durante una semana y otras veces nos juntamos con dos docenas de huevos (nuestra web la empezó un voluntario y la gestiona otro…. aunque bueno, en realidad no sé cómo se llama)
• o personalista: como yo tengo frio, todo el mundo tiene frio (mis necesidades con respecto a internet es incluir mi teléfono y dirección, por tanto los demás querrán colgar su teléfono y dirección)

¿Por qué? Pues porque para que las cosas verdaderamente funcionen, deben utilizarse . La única manera de que la gente use las cosas es consiguiendo que se adapten a las personas, como un calcetín que se va acoplando a lo largo del día al pie de quien lo lleva. Y todo esto lleva, más que nada, mucho trabajo, pero no trabajo de cualquier manera:

1. Empieza por que alguien decida cuál es la estrategia de la entidad y plantee unos objetivos a largo plazo
2. Y que otro alguien lleve eso al terreno y vea qué hace falta para cumplir esos objetivos, y tome un punto de partida inteligente. A ser posible, uno que ya exista
3. Y después un tercero o tercera se rompa los cuernos planificando lo que se va a hacer
4. y se encargue de gestionarlo
5. Cuando el producto inicial esté terminado alguien se tiene que preocupar de ponerlo en marcha y mantenerlo, es decir dinamizarlo, de enseñar a otros a usarlo y de estar pendiente de los pequeños remiendos y correcciones que son necesarias para que esté siempre a punto.
6. Y más, alguien tiene que estar seguro de vez en cuando de sentarse a analizar si se está usando como se pensó que se haría, si ese camino es válido, si hay que reconducir las cosas o adaptarse a esa nueva dirección que marca la gente.

Uno puede hacer todo esto y aún así fracasar, pero si no hace todo esto, muy probablemente fracase.

En definitiva, si queremos que nuestro proyecto funcione, tenemos que asegurarnos de que está acorde con nuestra estrategia, ha sido bien planificado, está bien coordinado y está de acuerdo con las maneras de hacer de la entidad.  Y todo esto se puede analizar de una manera muy formal pero a veces basta con anotar en una servilleta ideas y reflexiones que nos ayuden a avanzar.

Declaración de intenciones

Una viñeta de Jessica Hagy, vía Balazos

¡Hola, mundo!

Me suelen decir que soy informática cuando visito alguna de las entidades con las que trabajo. Imagino los engranajes mentales que llevan a esta confusión: el que se dedica a conseguir que un ordenador haga lo que yo quiero es un informático. Y en parte es cierto, porque hay quien se dedica a conseguir que los ordenadores parezcan pensar como humanos y son informáticos de formación o profesión, pero en realidad muchos somos los que estamos en el campo del diseño de aplicaciones y hemos estudiado humanidades.

¿Por qué? En mi opinión, porque la tecnología al final es útil en la medida en que se adapta a las personas y por eso, las personas que nos hemos dedicado a estudiar cómo son o como piensan las personas estamos en una mejor posición para diseñar aplicaciones / webs y otros productos comunicativos que se adaptan a la forma de actuar de las personas que los que han estudiado la forma de actuar y “pensar” de las máquinas.

Y es que al final Internet no es una red de ordenadores, sino una red de personas mediada por ordenadores, que es muy diferente.

De la misma manera que las entidades pierden de vista que Internet no es una red de ordenadores, sino una red de personas; muchas veces olvidan que los programas informáticos no van de presentar mejor los datos, sino de atender a sus propias necesidades como organización.

Muchas veces llego a una entidad y les pregunto por qué quieren hacer una página web. La respuesta es la mayoría de las veces bastante vaga: “porque es la forma de estar en el mundo”, “porque todo el mundo tiene una”… Y estoy convencida de que si se sentaran a trazar una estrategia para su entidad dentro y fuera de la Red y reflexionaran sobre cómo aplicar la tecnología para mejorar su estrategia lograrían unos resultados notablemente mejores.

Este blog habla de esto: de estrategia online, de ONG y otras organizaciones, de comunicación estratégica y del papel que tiene Internet en todo esto. ¡¡Empecemos!!