Uso apropiado = uso planificado

Profundicemos un poco más en lo que significa hacer un uso apropiado de la tecnología. Como ya hemos comentado, hacer un uso apropiado de la tecnología tiene que ver con:

• Planificar lo que vamos a hacer
• Contar con un coordinador capaz de llevar el proyecto a buen puerto
• Estar seguros de que nuestro proyecto esté alineado con la estrategia de nuestra entidad
• Y que además respeta las formas de hacer y de pensar de la organización

Empecemos por el primero de ellos: la planificación.

Cualquier proyecto conlleva algo de planificación, incluso el más sencillo. Uno no puede levantarse el jueves por la mañana y decidir que va a implantar un sistema informático increiblemente novedoso en su organización y un par de horas después comprar la aplicación e instalarla en todos los ordenadores de la oficina.

Parece de perogrullo y sin embargo en mi empresa habitualmente nos ocurre que las entidades con las que trabajamos ni si quiera se han parado a hacer una planificación básica. Incluso si se trata del sistema más básico es necesario pensar de antemano algunas cosas. Veámoslo con un ejemplo muy sencillo.

La asociación Ejemplo se ha dado cuenta de que sería muy útil que todos sus trabajadores tuvieran en sus ordenadores un servicio de mensajería instantánea que les permitiría de una forma sencilla enviarse pequeñas notas y enlaces a otras webs. Como además tienen una sede en la otra punta de la ciudad, han pensado que lo mejor sería montar un sistema que tuviera llamadas de teléfono integradas y que permitiera a varias personas hablar a la vez por teléfono. Para poder organizarse tiene que haber alguien (uno o varios) que lleve a cabo las siguientes tareas:

• Que evalúe los sistemas de mensajería instantánea que están disponibles (Skype, Gtalk, Messenger) y elija uno
• Que envíe un correo a todo el mundo con instrucciones para instalárselo en su equipo
• Que se preocupe de recopilar los nombres de usuario de todos los trabajadores y los distribuya entre todos los demás, para que todos estén conectados con todos
• Que enseñe a usar la herramienta a los que sean menos habilidosos, o al menos, que enseñe a alguien de cada una de las sedes para que ese alguien enseñe a los demás

Es decir, alguien tiene que tomar algunas decisiones y planificar cómo se va a llevar a cabo el proceso. No es que no se pueda implantar un proyecto de mensajería de forma automática en una organización si no se dan estos pasos, pero ¿qué posibilidades hay de que todos los trabajadores tengan el mismo programa y a todos sus compañeros en la lista en menos de un mes, sin no hay nadie que se preocupe de implantarlo?

En un proyecto de mayores dimensiones, los factores se multiplican. Una correcta planificación debería al menos tomar en cuenta todas las fases del proyecto; establecer un presupuesto para cada fase y fijar un calendario.

Todas las fases del proyecto

Un documento de algún tipo que tenga en cuenta las siguientes fases:

• Análisis del problema. Este es el momento en que nos dedicaremos a comprender en profundidad el problema que vamos a tratar de solucionar y a las personas que lo tienen; conocer las soluciones que otras organizaciones han dado ante situaciones similares; conocer la tecnologías que vamos a necesitar emplear…
• Producción de la solución tecnológica. En el caso de una página web, hay que decidir cuánto estamos dispuestos a gastar en la agencia que nos hará la página web por ejemplo pero también, quién prepará los contenidos que harán falta para realizar la web
• Lanzamiento y promoción. En el momento en el que el proyecto esté terminado hay que pensar cómo vamos a darlo a conocer. Por ejemplo, ¿haremos una campaña de promoción? ¿mandaremos notas de prensa a medios que puedan interesandos? Incluso si es un proyecto interno tendremos que pensar en cómo vamos a estimular su uso entre nuestros usuarios. Para que el proyecto tenga una razón de ser, debe tener difusión y esto incluye un coste que no está de más calcular.
• Mantenimiento. Una vez todo está en marcha, alguien tiene que asumir la responsabilidad del mantenimiento diario: introducir nuevos contenidos, estar pendiente de pequeños errores, enseñar a los nuevos empleados a usar la web cuando se incorporan a la entidad…
• Evaluación De vez en cuando hay que sentarse a evaluar el trabajo hecho. ¿Hemos sabido llegar al público al que estábamos apuntado? ¿Hemos sabido dimensionar nuestro proyecto al tamaño de nuestra entidad? En algún momento tenemos que pensar sobre esto y avanceremos si desde el principio sabemos cuándo será ese momento ya que así podremos diseñar los mecanismos de control que tenemos que poner en marcha para saber si estamos cumpliendo con nuestro objetivo.

Presupuesto

Un presupuesto para cada una de estas fases. Y cuando digo presupuesto, me refiero a su acepción más amplia. Es decir, no sólo tenemos que calcular la financiación necesaria en material y proveedores; sino también qué personas dentro de la entidad nos harán falta para llevar a cabo las cosas que implica esta fase?.

Un ejemplo de presupuesto para la fase de Análisis podría ser este:

Aunque no sea exacto, este ejercicio dará una primera idea de la dimensión del proyecto al que nos estamos enfrentando y nos permitirá desenmascar parte de los costes ocultos. Muy posiblemente nunca vamos a desenmascarar todos los “costes ocultos” de un proyecto (algo así como la pesadilla de todo gestor), pero al menos tendremos una idea de la dimensión global de lo que nos estamos proponiendo.

Un factor que nos ayudará a reducir la aparición de los temidos costes ocultos es la participación de un experto en esta primera fase de planificación. Alguien que ya haya puesto en marcha un proyecto de similares características nos ayudará a orientar bien el proyecto, por ejemplo evitando que lo sobredimensionemos. Este experto funcionará mejor si:

• Conoce nuestra organización y sus complejidades
• Tiene conocimientos sobre la tecnología que vamos a implementar, pero sobre todo tiene conocimientos de gestión de proyectos tecnológicos
• Es independiente. Es decir, no pertenece (laboralmente hablando) ni a la organización ni al proveedor que finalmente realizará el proyecto

Es un buen escenario para conseguir la ayuda de un voluntario que haga de consejero, pero si no tenemos un buen candidato quizá nos compense contratar a un profesional. Es cierto que un consejero cuesta dinero, algo de lo que quizá no andemos sobrados, pero merece la pena considerarlo antes de incurrir en un coste mayor.

Un calendario

No solo es interesante contar con un presupuesto que nos permita aterrizar el presupuesto en cuanto a costes financieros, también necesitamos saber cuándo vamos a hacer qué cosas. Un proyecto sin fechas de entrega es un agujero negro por el que se escapa la energía de la entidad. Visibilizar el avance de un proyecto mediante entregas ayuda a que todo el equipo vea el avance del proyecto y se mantenga motivado para seguir trabajando.